Steuerrechtlicher Überblick für Ziviltechniker

Ziviltechnikerinnen und Ziviltechniker sind in erster Linie von der Einkommensteuer betroffen. Mit der Einkommensteuer können Sie üblicherweise in drei Formen konfrontiert werden:

• In Form der durch den Dienstgeber einbehaltenen Lohnsteuer, wenn Sie in einem Dienstverhältnis stehen. In diesem Fall erzielen Sie Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit.
• In Form der veranlagten Einkommensteuer, wenn Sie in keinem Dienstverhältnis stehen. Hierbei beziehen Sie Einkünfte aus selbständiger Arbeit. In diesem Fall müssen Sie den Gewinn, der zu versteuern ist, selbst berechnen (siehe dazu Punkt Gewinnermittlung) und an das Finanzamt abführen.
• In Form der Kapitalertragsteuer bei den meisten Zinseinkünften. Sie wird auch als Quellensteuer bezeichnet, weil sie automatisch an der Quelle, üblicherweise von der Bank, einbehalten wird.

Welcher Einkunftsart unterliegen Ziviltechniker?

Wie unter dem Punkt Einkommensteuer ausgeführt, unterliegen Sie mit Ihren Einkünften bei selbständiger Arbeit der Einkommensteuer im Wege der Veranlagung. Bei einer nichtselbständigen Tätigkeit als Dienstnehmerin bzw. Dienstnehmer wird die Einkommensteuer als Lohnsteuer von der Dienstgeberin bzw. vom Dienstgeber an das Finanzamt entrichtet. Nachfolgend soll beispielhaft dargestellt werden, ob die Tätigkeit den Einkünften aus selbständiger oder nichtselbständiger Arbeit unterliegt.

Gewinnermittlung bei selbständiger Tätigkeit

Üben Sie nun als Ziviltechniker bzw. Ziviltechniker eine Tätigkeit aus, die als selbständige Arbeit qualifiziert werden kann, haben Sie drei Möglichkeiten, Ihren Gewinn zu ermitteln:

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• Basispauschalierung
• Bilanzierung

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Ziviltechniker können ihren Gewinn unabhängig von der Höhe des Umsatzes oder Gewinnes immer in der Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E-A-R) ermitteln. Die E-A-R ist eine Geldflussrechnung. Der Gewinn wird nicht durch doppelte Buchführung (=Bilanzierung), sondern durch die Gegenüberstellung der Geld-Einnahmen und der Geld-Ausgaben ermittelt. Gewinnwirksam wird bei der E-A-R schon bzw. erst das, was an Geld der Kassa oder dem Bankkonto zugeflossen bzw. abgeflossen ist. Die Betriebsausgaben müssen in dieser Aufstellung gruppenweise gegliedert dargestellt werden und der Steuererklärung beigelegt werden.

Basispauschalierung

Die Basispauschalierung kann eine interessante Alternative zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung darstellen. Soweit der Umsatz im Vorjahr nicht mehr als € 220.000,00 betragen hat, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen statt des Einzelnachweises der Betriebsausgaben das 12%ige (bei technischer Beratung, bestimmten anderen Tätigkeiten oder als Geschäftsführerin bzw. Geschäftsführer einer GmbH nur 6 %) Betriebsausgabenpauschale geltend machen. Höchstens jedoch € 26.400,--. Berechnungsbasis für die 12 % sind die Betriebseinnahmen.

Neben der 12%igen Betriebsausgabenpauschale können unter anderem noch bestimmte zusätzliche Betriebsausgaben wie Löhne (einschließlich Lohnnebenkosten), Beiträge zur Pflichtversicherung in der gesetzlichen Kranken-, Unfall- und Pensionsversicherung sowie Arbeitslosenversicherung und Pflichtbeiträge zu Versorgungs- und Unterstützungseinrichtungen der Kammern (Wohlfahrtsfonds). Neben dem Pauschale steht auch der Grundfreibetrag des Gewinnfreibetrages zu. Dieser beträgt 15 % des Gewinns, jedoch maximal 15 % von € 33.000,00 (Wert ab 2024), also € 4.950,00. Der darüber hinausgehende investitionsbedingte Gewinnfreibetrag steht diesen Steuerpflichtigen jedoch nicht zu.

Schema einer Basispauschalierung

Kleinunternehmerpauschalierung

Voraussetzung für die Kleinunternehmerpauschalierung im Rahmen des Einkommensteuergesetzes ist unter anderem, dass Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder selbständiger Arbeit mit Ausnahme von Einkünften aus einer Tätigkeit als Gesellschafter-Geschäftsführerin bzw. Gesellschafter-Geschäftsführer, Aufsichtsratsmitglied oder Stiftungsvorständin bzw. Stiftungsvorstand vorliegen.

Bei Inanspruchnahme der Pauschalierung besteht keine Verpflichtung zur Führung eines Wareneingangsbuches sowie einer Anlagenkartei. Wird von dieser pauschalen Gewinnermittlung auf eine andere Form der Gewinnermittlung übergegangen, ist eine erneute Ermittlung des Gewinnes entsprechend dieser Pauschalierung frühestens nach Ablauf von drei Wirtschaftsjahren zulässig. Auch Mitunternehmerschaften können diese Pauschalierung unter Beachtung weiterer Regelungen anwenden.

Voraussetzung ab 2025 ist, dass im Veranlagungsjahr die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerbefreiung anwendbar ist oder nur deswegen nicht anwendbar ist, weil

• auch Umsätze erzielt wurden, die zu Einkünften führen, die nicht von der einkommensteuerlichen Kleinunternehmerpauschalierung betroffen sind oder
• weil auf die Anwendung der Umsatzsteuerbefreiung verzichtet wurde.

Voraussetzung 2023 bis 2024 ist, dass im Veranlagungsjahr die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerbefreiung anwendbar ist oder nur deswegen nicht anwendbar ist, weil

• die Umsatzgrenze der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerbefreiung um nicht mehr als € 5.000,00 überschritten wurde,
• auch Umsätze erzielt wurden, die zu Einkünften führen, die nicht von der einkommensteuerlichen Kleinunternehmerpauschalierung betroffen sind und die erhöhte Umsatzgrenze (siehe oben) nicht überschritten wurde oder
• weil auf die Anwendung der Umsatzsteuerbefreiung verzichtet wurde.

Die Pauschalierung kann auch angewendet werden, wenn die Voraussetzungen der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerbefreiung erfüllt wären, aber diese tatsächlich nicht zur Anwendung kommt, weil ihr eine mit dem Ausschluss des Vorsteuerabzuges verbundene andere Umsatzsteuerbefreiung vorgeht.

Der Gewinn ist der Unterschiedsbetrag zwischen den Betriebseinnahmen (ohne Umsatzsteuer) und den pauschal ermittelten Betriebsausgaben. Neben den pauschalen Betriebsausgaben sind im Wesentlichen außer

• den Pflichtbeiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung und zu Versorgungs- und Unter­stützungseinrichtungen der Kammern der selbständig Erwerbstätigen,
• unter bestimmten Voraussetzungen das Arbeitsplatzpauschale,
• 50 % der Kosten für das Öffi-Ticket für Unternehmer und
• Reise- und Fahrtkosten, soweit ihnen ein Kostenersatz in gleicher Höhe gegenübersteht (diese Reise- und Fahrtkosten vermindern die Bemessungsgrundlage für die pauschalen Betriebsausgaben)

keine weiteren Betriebsausgaben zu berücksichtigen. Der Grundfreibetrag kann jedoch angewendet werden.

Die pauschalen Betriebsausgaben betragen 45 % der Betriebseinnahmen (höchstens € 24.750,00 – Wert 2025, in 2024 € 18.900,00), bei Dienstleistungsbetrieben allerdings nur 20 % (höchstens € 11.000,00 – Wert 2024, in 2024 € 8.400,00). Bei einem Betrieb, der nicht ausschließlich Dienstleistungen erbringt, ist für die Anwendung des Pauschalsatzes die Tätigkeit maßgeblich, aus der die höheren Betriebseinnahmen stammen.

Bilanzierung

Ziviltechnikerinnen und Ziviltechniker sind als Freiberuflerinnen und Freiberufler als natürliche Personen nicht zur Buchführung verpflichtet, es besteht jedoch immer die Möglichkeit, freiwillig zu bilanzieren. Ziviltechniker ermitteln ihren Gewinn zumeist mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, da die Gewinnermittlung mittels doppelter Buchführung mit erheblichem administrativen Aufwand verbunden ist: Während des Jahres doppelte Erfassung aller Geschäftsvorfälle und das Führen eines Kassabuches. Am Jahresende sind umfangreiche „Bilanzierungsarbeiten“ wie die periodengerechte Abgrenzung der Aufwendungen und Erträge, Durchführung einer Inventur (= Erfassung aller Vermögensgegenstände), Bewertung von halbfertigen Arbeiten, usw. notwendig.

Ermittlung der Steuerschuld

Die Ermittlung der Umsatzsteuer kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Nach den vereinnahmten Entgelten (Istbesteuerung) oder den vereinbarten Entgelten (Sollbesteuerung).

Angehörige der freien Berufe (darunter fallen Ziviltechnikerinnen und Ziviltechniker) haben die Umsatzsteuer grundsätzlich nach den Regeln der Istbesteuerung zu berechnen. Wie bei der Einnahmen/Ausgaben Rechnung ist der Zahlungsfluss entscheidend für die Entstehung der Steuerschuld.

Die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten ist unabhängig von der einkommenssteuerlichen Gewinnermittlung. Auch die Wahl der Rechtsform (GmbH, Personengesellschaft, Einzelunternehmer) hat darauf keinen Einfluss. Werden nach dem Einkommenssteuergesetz freiwillig Bücher geführt, erfolgt die Ermittlung der Umsatzsteuer weiterhin nach der Istbesteuerung. Durch die zwei unterschiedlichen Besteuerungssysteme kann es jedoch zu Problemen kommen. Auf Antrag kann ein Wechsel zur Sollbesteuerung durchgeführt werden.

Grundstücksleistung

Im Umsatzsteuerrecht wird unterschieden zwischen Lieferungen und sonstigen Leistungen. Das Tätigkeitsfeld eines Ziviltechnikers reicht vom Planen, Beraten, Prüfen, Überwachen bis hin zu treuhändischen Leistungen und der Erstellung von Gutachten. All diese Leistungen fallen im Umsatzsteuerrecht unter den Begriff „sonstige Leistung“.

Wichtig ist diese Unterscheidung vor allem, wenn sonstige Leistungen erbracht werden mit Auslandsbezug. In diesem Fall stellt sich die Frage, in welchem Land die Tätigkeit steuerbar ist. Hauptsächlich führen Ziviltechniker Leistungen aus, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen. Diese Leistungen gelten oft als dort ausgeführt, wo das Grundstück gelegen ist. Auch wenn die Ziviltechnikerin bzw. der Ziviltechniker während ihrer bzw. seiner Tätigkeit als Beraterin bzw. Berater oder Planerin bzw. Planer nie im Ausland bei dem Grundstück gewesen ist.

Nur Dienstleistungen, die in einem hinreichend direkten Zusammenhang mit dem Grundstück stehen, werden als Grundstücksleistungen betrachtet: So fällt beispielsweise die Erstellung von Bauplänen für ein konkretes Grundstück unter die Kategorie Grundstücksleistung, eine Planerstellung ohne Bezug auf ein konkretes Grundstück jedoch nicht.